I.- SISTEMA INTERN D'INFORMACIÓ
En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (d'ara endavant, la “Llei 2/2023”), les empreses del grup ALVIC (en concret, SERVICOMPUT, S.A.U. i DEVELOPMENT FACTORY & RESEARCH, S.L.) fan constar que compten amb un Sistema Intern d'Informació, i l'empresa SERVICOMPUT, S.A.U. (d'ara endavant, “SERVICOMPUT”) la responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb el que disposa la legislació vigent en aquest àmbit.
A fi d'enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d'integritat del Grup, i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d'activitats o omissions que puguin ser constitutives d'infraccions de l'àmbit de la UE, penals o administratives greus o molt greus (incloent en matèria de seguretat i salut a la feina), les empreses indicades del Grup compten amb una persona Responsable de Compliment Penal (RCP) que és, així mateix, Responsable del Sistema intern de la informació (RSII) ( d'ara endavant, la persona “RCP/RSII”). A aquest efecte, el grup ALVIC ha nomenat com a tal la persona responsable de SAP de SERVICOMPUT.
Les referides informacions poden fer-se arribar al RCP/RSII per qualsevol dels mitjans següents:
Així mateix, les empreses del grup ALVIC indicades compten amb un responsable alternatiu en cas que la informació assenyalés com a responsable de les esmentades infraccions a la persona RCP i RSII, que és actualment el Director General de SERVICOMPUT. En aquest cas, les referides informacions poden fer-se arribar per qualsevol dels mitjans següents:
A sol·licitud de la persona informant, també es podrà presentar la comunicació mitjançant una reunió presencial amb la RCP/RSII (o, si escau, amb el responsable alternatiu), en el termini de set dies.
Les informacions verbals realitzades a través de reunió presencial amb la persona RCP/RSII (o, si escau, al responsable alternatiu) s'han de documentar d'alguna de les maneres següents, amb el consentiment previ de la persona informant:
a) mitjançant un enregistrament de la conversa en un format segur, durador i accessible, o
(*) S'advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se us informarà del tractament de les vostres dades d'acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016 (RGPD o Reglament General de Protecció de Dades).
b) mitjançant una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada per la persona RCP/RSII.
(*) Sense perjudici dels drets que li corresponen d'acord amb la normativa sobre protecció de dades, s'oferirà a la persona informant l'oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la signatura la transcripció de la conversa.
El Sistema Intern d'Informació de les empreses del Grup ALVIC compleix els requisits de l'article 5.2 de la Llei 2/2023, és a dir:
a) Permet que les persones a les quals aplica l'esmentada Llei 2/2023 puguin comunicar informacions, per diversos mitjans, sobre les infraccions previstes a l'article 2.
b) Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva dins de l'empresa, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona esmentada en la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin a la gestió i la tramitació d'aquesta, així com la protecció de dades, impedint l'accés de personal no autoritzat.
c) Compta amb un Protocol d’ús del canal ètic (com a canal intern d’informació) i d’actuació de la persona Responsable de Compliment Penal i del Sistema Intern d’Informació que estableix garanties per a la protecció de les persones informants, essencialment:
- Justificant de recepció en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.
- Termini màxim ordinari de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, en els termes de l'article 9 de la Llei 2/2023, emplenant i custodiant de forma diligent un Llibre-Registre d'Informacions.
- Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.
- Establiment del dret de la persona afectada a informar-se de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada.
- Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l'obligació que la persona que la rebi, la remeti immediatament a la persona RCP/RSII.
- Respecte a la presumpció d'innocència i a l'honor de les persones afectades.
- Respecte a les disposicions sobre Protecció de Dades (Títol VI Llei 2/2023).
- Compromís de remissió de la informació al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat, quan els fets puguin ser indiciàriament constitutius de delicte.
II.- TRACTAMENT DE DADES PERSONALS
SERVICOMPUT, S.A.U. tractarà les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023, com a responsable del tractament, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, si escau, el procediment de recerca corresponent i adoptar les mesures correctores que , si escau, procedeixin.
La base jurídica del tractament serà el compliment duna obligació legal, derivada de la Llei 2/2023. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, aquestes només es tractaran quan resulti estrictament necessari per a l'adopció de mesures correctores i/o l'inici del procediment de recerca corresponent i/o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si escau, procedeixin de conformitat amb la legislació vigent i, en aquests casos, la base jurídica serà l’interès públic essencial. El tractament de les dades personals serà indispensable quan sense elles no es puguin complir els objectius i les obligacions que estipula la Llei 2/2023.
Les dades personals podran ser tractades i cedides pel personal autoritzat únicament quan sigui necessari per a la investigació d'infraccions en l'àmbit del Dret de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l'àmbit de seguretat i salut a la feina, per a l'adopció de mesures correctores, o bé per a la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si escau, siguin procedents. Així mateix, les dades personals poden ser comunicades a tercers en cas d'obligació legal, i poden ser comunicades a l'autoritat judicial, al ministeri fiscal o a l'autoritat administrativa competent en el marc de l'esmentada investigació.
Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats. En cas que sigui oportú adoptar mesures correctores, les dades s'han de conservar durant tot el temps que duri l'aplicació d'aquestes mesures. D'altra banda, en cas que fos necessari iniciar la tramitació de procediments sancionadors o penals, les dades es conservaran durant tot el termini que duri el procediment sancionador o penal.
En tot cas, si la decisió sobre la procedència d'iniciar una investigació sobre els fets informats no s'adoptés en un termini de tres mesos, les dades personals contingudes a la comunicació se suprimiran, excepte aquelles dades que sigui estrictament necessari que es conservin bloquejades per a mantenir evidència del funcionament del SII de conformitat amb la Llei 2/2023.
També seran suprimides aquelles dades personals que revelin conductes que no estan incloses en l'àmbit d'aplicació de la Llei 2/2023, així com aquelles dades personals no considerades veraços, a excepció que aquesta manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, en el qual cas es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.
Finalment, es fa constar que, en qualsevol moment, la persona comunicant podrà sol·licitar al responsable del tractament l'accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, o la limitació del seu tractament, o a oposar-s'hi, així com el dret a la portabilitat de les dades, enviant un escrit al correu postal Avda. del Forn de la Calç, 3, P.I. Congost, 08540 (Centelles) o al correu electrònic info@alvic.net. En cas de disconformitat amb el tractament de les vostres dades, podreu presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l'autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III.- NO REPRESÀLIA
Les empreses del Grup ALVIC es comprometen expressament a no dur a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació conforme al que preveu la Llei 2/2023, ia aplicar mesures de protecció durant la tramitació d'un expedient respecte de les persones afectades per una possible comunicació.
IV.- EXEMPCIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ
De conformitat amb el que preveu la Llei 2/2023, quan una persona que hagi participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació, i sempre que aquesta hagi estat presentada amb anterioritat a què hagi estat notificada la incoació del procediment de recerca o sancionador, l'òrgan administratiu competent per resoldre el procediment, mitjançant una resolució motivada, podrà eximir-lo del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems esmentats a l'article 40 de la Llei 2/2023.
(*) El Canal ètic permet la presentació de comunicacions anònimes.
(**) Si bé sempre que sigui possible l'ús del canal intern serà preferent, segons les circumstàncies i la gravetat de la informació, les comunicacions també es poden remetre, si escau, a l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (a la Comunitat Autònoma de Catalunya, davant de l'Oficina Antifrau de Catalunya), o a les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, al Ministeri Fiscal, a la Fiscalia Europea, o autoritat competent segons escaigui.